Wat betreft de contractuele personeelsleden en de op proef benoemde personeelsleden kunnen lokale besturen op basis van artikel 17 van de wet van 26 juni 1992 kiezen welk vakantiestelsel zij voor deze personeelsleden volgen. Het privaat vakantiestelsel is dan ook van toepassing op de contractuelen en op proef benoemden indien het bestuur daarvoor gekozen heeft.

Bij toepassing van het privaat vakantiestelsel is deze regeling bijgevolg van toepassing op alle contractuelen en op proef benoemden van het bestuur, ongeacht of het gaat om een arbeider dan wel een bediende. Dezelfde regeling geldt met andere woorden voor zowel de arbeiders als de bedienden.

Vast aangestelde statutairen kunnen nooit onder de toepassing van het privaat vakantiestelsel vallen.

Overeenkomstig bovenstaand artikel 17 van de wet 1992 is bij keuze voor het privaat vakantiestelsel titel III (regeling voor bedienden) van het koninklijk besluit van 30 maart 1967 tot bepaling van de algemene uitvoeringsmodaliteiten van de wetten betreffende de jaarlijkse vakantie der loonarbeiders, alsook de wetten betreffende de jaarlijkse vakantie van de werknemers gecoördineerd op 28 juni 1971 van toepassing voor wat betreft de wettelijke vakantiedagen. De regeling inzake het dubbel vakantiegeld is tevens terug te vinden in titel III van het KB van 1967. 

• Jaarlijkse vakantie: het recht om gedurende een aantal dagen tijdens het vakantiejaar geen arbeid te verrichten met behoud van loon

• Vakantiejaar: het jaar waarin de vakantie wordt toegekend

• Vakantiedienstjaar: het kalenderjaar voorafgaand aan het jaar waarin de vakantie wordt toegekend. Het vakantiedienstjaar wordt gebruikt als berekeningsbasis om het aantal vakantiedagen waarop men recht heeft in het vakantiejaar vast te stellen

• Het enkelvoudig vakantiegeld: het loon dat overeenstemt met de toegekende vakantiedagen

• Het dubbel vakantiegeld: de vergoeding die wordt uitbetaald naast het loon en die overeenstemt met het loon van vier weken

4.1. Enkelvoudig vakantiegeld

Jaarlijkse vakantie is het recht om gedurende een aantal dagen tijdens het vakantiejaar geen arbeidsprestaties te verrichten met behoud van het normaal loon.

Overeenkomstig artikel 38, 1° van het KB 1967 krijgen personeelsleden voor opgenomen wettelijke vakantiedagen het normaal loon uitbetaald. Dit noemt men het enkelvoudig vakantiegeld.

Het enkelvoudig vakantiegeld wordt overeenkomstig artikel 45 van het KB 1967 betaald op het moment dat de vakantiedagen worden opgenomen.

Het is onderworpen aan de normale sociale zekerheidsbijdragen (13,07%) en de normale tarieven inzake bedrijfsvoorheffing zijn van toepassing.

4.2. Dubbel vakantiegeld 

Het dubbel vakantiegeld bedraagt 92% van de brutowedde van de maand waarin men hoofdvakantie opneemt.

Strikt wettelijk moet het dubbel vakantiegeld dus berekend worden op basis van de brutowedde van de maand waarin hoofdvakantie wordt opgenomen. Dit houdt in dat men strikt wettelijk voor alle personeelsleden afzonderlijk op een verschillend tijdstip het dubbel vakantiegeld zou moeten berekenen en uitbetalen. Gezien dit praktisch niet haalbaar is, wordt in de praktijk wel aanvaard dat het dubbel vakantiegeld voor alle personeelsleden (tegelijk) op hetzelfde tijdstip wordt berekend, dit op basis van de wedde van de maand mei/juni van het vakantiejaar. Dit zal voor vele personeelsleden dus plaatsvinden vóór de opname van de effectieve hoofdvakantie, die meestal wordt opgenomen in juli of augustus. Indien er in dergelijk geval nadien (na de (vervroegde) uitbetaling, maar vóór het nemen van de hoofdvakantie) een indexering of verhoging van het loon plaatsvindt, dan moet er in principe wel een regularisatie of herrekening gebeuren van het uitbetaald dubbel vakantiegeld.

In functie van de RSZ-bijdragen wordt de 92% opgedeeld in 85% en 7%. Men spreekt dan van dubbel vakantiegeld sensu stricto, dat 85% van de brutomaandwedde bedraagt en aanvullend vakantiegeld, dat 7% van de brutomaandwedde bedraagt.

Het dubbel vakantiegeld sensu stricto is, wat betreft sociale zekerheidsbijdragen, onderworpen aan een werknemersbijdrage van 13,07%. Het aanvullend vakantiegeld is vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen.

Wat betreft de bedrijfsvoorheffing, is het dubbel vakantiegeld onderworpen aan het tarief van de exceptionele vergoedingen.

Om het percentage van het tarief van de bedrijfsvoorheffing op de exceptionele vergoedingen te  kennen, moet men eerst het jaarbedrag van de normale bruto bezoldiging berekenen.

4.2.1 Berekeningsbasis

Het vakantiegeld berekend op basis van het normaal loon dat men verdient gedurende de maand waarin men zijn hoofdvakantie opneemt (zie artikel 38 - 38bis KB 30 maart 1967 tot bepaling van de algemene uitvoeringsmodaliteiten van de wetten betreffende de jaarlijkse vakantie van de werknemers).

Het normaal loon bestaat uit de brutomaandwedde inclusief alle bijkomende looncomponenten die deel uitmaken van het loon. Ook toeslagen, zoals de weddebijslag 11%, worden bij toepassing van het privaat vakantiestelsel bijgevolg in aanmerking genomen voor de berekening van het vakantiegeld.

Het moet gaan om vergoedingen die een tegenprestatie zijn voor arbeid, die deel uit maken van de vaste of variabele wedde en waarop sociale zekerheidsbijdragen betaald worden. Artikel 38bis van het KB 1967 bepaalt immers ook dat het deel van de bezoldiging dat niet als basis dient voor de berekening van de sociale zekerheidsbijdragen, niet in aanmerking wordt genomen voor de berekening van het bedrag van het vakantiegeld.

De vergoedingen die aan de voorwaarden voldoen, worden opgenomen in de loonbasis voor de berekening van het vakantiegeld. Hierop zijn echter ook een paar uitzonderingen: er zijn vergoedingen die geen tegenprestatie zijn voor arbeid en die toch worden opgenomen in de loonbasis.

Onder brutomaandwedde wordt aldus verstaan: het loon met alle complementen die deel uitmaken van loon, behalve:

• Premies die in één keer uitbetaald worden, zoals de eindejaarstoelage
• Sociale voordelen die niet onderworpen zijn aan sociale zekerheidsbijdragen (vb. maaltijdcheques, voordeel bedrijfswagen, werkgeversbijdrage groepsverzekering, …)
• Terugbetaling onkosten (voor zover er sprake is van een dekking van reële kosten)

4.2.2 Effectieve en gelijkgestelde prestaties 

Het recht op vakantiegeld wordt bepaald aan de hand van de prestaties in het vakantiedienstjaar. We kijken bijgevolg naar de prestaties die geleverd zijn in het jaar voorafgaand aan het jaar waarin het vakantiegeld effectief wordt uitbetaald.

De rechten op het vakantiegeld worden in het vakantiedienstjaar opgebouwd op basis van arbeid of met arbeid gelijkgestelde onderbreking, in dienst van een of meer werkgevers in de loop van het voorafgaand vakantiedienstjaar (artikel 3 van het KB 1967).

Naast de effectief gewerkte dagen wordt hiermee bedoeld:

• Alle dagen waarop geen arbeid wordt verricht, maar waarvoor de werkgever loon betaalt en die hierdoor als arbeidsdagen moeten worden vermeld op de kwartaalaangiften van de RSZ; het gaat dus om alle dagen waarvoor loon wordt betaald onderhevig aan RSZ-bijdragen
• Alle dagen waarvoor geen loon wordt betaald, maar die gelijkgesteld zijn met arbeidsdagen

Men bouwt dus ook rechten op aan de hand van gelijkgestelde dagen.

Deze gelijkstellingen zijn terug te vinden in artikelen 41 en 43 van het KB 1967:

• Ziekte of ongeval gemeen recht: eerste 12 maanden van de arbeidsonderbreking gelijkgesteld
• Tijdelijke gehele en gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid bij arbeidsongeval of beroepsziekte: volledige periode (gelet op doorbetaling loon door de lokale besturen (meestal 100%))  
• Moederschapsrust
• Vaderschapsverlof (omgezette moederschapsrust)
• Geboorteverlof vader (cf. artikel 30 § 2 van de AOW)
• Adoptieverlof (cf. artikel 30ter van de AOW)
• Pleegzorgverlof (cf. artikel 30quater van de AOW) en pleegouderverlof (cf. artikel 30sexies van de AOW)
• Profylactisch verlof zwangerschap/ziekte
• Profylactisch verlof borstvoeding
• Vervullen van militaire verplichtingen of een burgerdienst: laatste 12 maanden van de onderbreking gelijkgesteld
• Vervullen van burgerplichten zonder loon
• Vervullen van een openbaar mandaat
  • Is de periode van politiek verlof ook gelijkgesteld? Hieromtrent is discussie mogelijk: in het privaat vakantiestelsel wordt de periode van politiek verlof uitgesloten van de gelijkstelling “vervullen van een openbaar mandaat” met verwijzing naar de wet van 19 juli 1976 tot instelling van een verlof voor de uitoefening van een politiek mandaat. Deze wet is echter enkel van toepassing op de privésector. Voor het personeel van lokale besturen geldt het Decreet van 14 maart 2003 houdende regeling van het politiek verlof voor de personeelsleden van de provincies, gemeenten, de agglomeraties van gemeenten en openbare centra voor maatschappelijk welzijn, alsook de openbare instellingen en publiekrechtelijke verenigingen die onder hun controle of toezicht vallen. Ofwel volgt men een strikte interpretatie ofwel volgt men de ratio van de wet en trekt men de uitsluiting van de uitoefening van politieke mandaten in bovenstaande gelijkstelling door naar lokale besturen. Cipal Schaubroeck raadt aan om voor een periode van politiek verlof geen rechten op het dubbel vakantiegeld toe te kennen.
• Uitoefening van een functie als rechter in sociale zaken
• Vervullen van een syndicale opdracht
• Deelname aan cursussen of studiedagen in het kader van sociale promotie
• Deelname aan een erkende staking
• Lock-out
• …

5.1. Onvolledig referentiejaar

Er is sprake van een onvolledig vakantiedienstjaar in geval van in- of uitdiensttreding in de loop van het jaar of bij onbetaalde dagen of (niet-gelijkgestelde) afwezigheidsperiodes.

Bij een onvolledig vakantiedienstjaar dienen de rechten op het dubbel vakantiegeld pro rata te worden berekend:

• Volle maanden tellen
• Geen wettelijke regeling voor de manier waarop een onvolledige maand in aanmerking moet worden genomen →  hiervoor dient men dus zelf een werkbaar eerlijk systeem te kiezen:
  • Onvolledige maanden optellen tot een volle maand
  • Niets meetellen
  • Meer dan 15 dagen als halve maand of volledige maand meetellen
  • Elke dag = 1/360ste 
  • …

Er bestaat dus geen wettelijke regeling voor de manier waarop een onvolledige maand in aanmerking moet worden genomen. Bijgevolg moeten de lokale besturen in principe zelf een werkbaar eerlijk systeem kiezen.

Overeenkomstig artikel 38 van het KB 1967 bouwt men rechten op het dubbel vakantiegeld op per gepresteerde maand. Om deze reden zou men er dus ook voor kunnen kiezen om een onvolledige maand helemaal niet te laten meetellen.

Cipal Schaubroeck raadt aan om elke dag te laten meetellen voor de rechten op het dubbel vakantiegeld en om in dergelijk geval dan elke dag als 1/360ste in aanmerking te nemen.

Opgelet: in geval van uitdiensttreding geldt er bij toepassing van het privaat vakantiestelsel voor het vakantiegeld uit dienst een aparte regeling/berekening op basis van artikel 46 van het KB 1967.

5.2. Onvolledig arbeidsregime

Een personeelslid dat deeltijds tewerkgesteld is, heeft recht op dubbel vakantiegeld pro rata de tewerkstellingsbreuk.

Vooreerst moet er bij uitdiensttreding overeenkomstig artikel 46 KB Jaarlijkse vakantie uiteraard vakantiegeld uit dienst worden betaald. Naast uitdiensttreding moet er, overeenkomstig bovenstaand geciteerd artikel, ook bij aanvang van een volledige loopbaanonderbreking vakantiegeld uit dienst worden betaald. Dit geldt niet bij een volledige onderbreking wegens thematische verloven.

Er dient zowel enkelvoudig als dubbel vakantiegeld uit dienst betaald te worden en dit zowel voor de rechten die vorig jaar zijn opgebouwd (saldo vakantiegeld uit dienst) als de rechten die men huidig jaar heeft opgebouwd (vervroegd vakantiegeld uit dienst).

Men heeft bij uitdiensttreding in ieder geval recht op een vervroegd vakantiegeld, gezien men in het jaar waarin men uit dienst treedt reeds vakantierechten heeft opgebouwd voor het daaropvolgend jaar. Op basis van de prestaties in het jaar van uitdiensttreding heeft men bijgevolg recht op een enkelvoudig en dubbel vakantiegeld uit dienst.

Een personeelslid dat in de loop van het jaar uit dienst treedt en nog niet al zijn wettelijke  vakantiedagen heeft opgenomen, heeft nog niet al zijn/haar enkelvoudig vakantiegeld ontvangen. In dat geval is er een saldo enkelvoudig vakantiegeld uit dienst verschuldigd. Bovendien is het mogelijk dat het personeelslid zijn/haar dubbel vakantiegeld van het lopend jaar nog niet heeft ontvangen (indien hij/zij uit dienst treedt vóór het opnemen van hoofdvakantie of in de praktijk vóór mei/juni). In dat geval is er tevens een saldo dubbel vakantiegeld uit dienst verschuldigd.

Bij een uitdiensttreding op 31 december zal er bijgevolg enkel sprake zijn van een vervroegd vakantiegeld uit dienst.

Het personeelslid heeft bij de werkgever vakantierechten opgebouwd en de werkgever moet deze bij het einde van de arbeidsrelatie (of bij aanvang van volledige loopbaanonderbreking) met andere woorden afrekenen.De werkgever dient hiervoor een vakantieattest af te leveren.

Het vervroegd vakantiegeld uit dienst bedraagt, overeenkomstig artikel 46 van het KB 1967, 15,34% van de tijdens het lopend vakantiedienstjaar verdiende brutowedde. Ook het eventueel saldo vakantiegeld uit dienst bedraagt 15,34% van de tijdens het vorig vakantiedienstjaar verdiende brutowedde. Deze 15,34 % is samengesteld als volgt:

• 7,67% enkelvoudig vakantiegeld uit dienst
• 6,8% dubbel vakantiegeld uit dienst sensu stricto
• 0,87% aanvullend vakantiegeld uit dienst

Samengevat moet dus volgende berekeningswijze worden gevolgd:

• Saldovakantiegeld
  EVGUD: Brutoloon verdiend vorig jaar x 7,67% x saldo vakantiedagen/totaal # vakantiedagen (wettelijke)
  DVGUD: Brutoloon verdiend vorig jaar x 6,80%
  AVGUD: Brutoloon verdiend vorig jaar x 0,87%

  Vervroegd vakantiegeld
  EVGUD: Brutoloon verdiend huidig jaar x 7,67%
  DVGUD: Brutoloon verdiend huidig jaar x 6,80%
  AVGUD: Brutoloon verdiend huidig jaar x 0,87%

Het brutojaarloon bevat naast het loon voor prestaties:

• Eindejaarstoelage
• Gewaarborgd loon
• Loon voor feestdagen, jaarlijkse vakantie, … (alles waarvoor sociale zekerheidsbijdragen worden betaald)
• Voordelen alle aard (alles waarvoor sociale zekerheidsbijdragen worden betaald)
• Alle premies

Bij het brutojaarloon wordt het volgende niet in rekening gebracht:

• Voordeel bedrijfswagen
• Maaltijdcheques
• Terugbetaling onkosten (voor zover er sprake is van een dekking van reële kosten)
• Werkgeversbijdrage groepsverzekering
• Dubbel vakantiegeld

Het vakantiegeld uit dienst moet normaal worden uitbetaald op het moment van uitdiensttreding. De rechtsleer en rechtspraak aanvaarden evenwel dat de betaling gebeurt samen met de eerstvolgende normale loonbetaling die volgt op het einde van de arbeidsrelatie of op de schorsing ingevolge volledige loopbaanonderbreking.

Bij toepassing van het privaat vakantiestelsel dient er in geval van uitdiensttreding aan het betrokken personeelslid vakantiegeld uit dienst te worden betaald.

Dit betreft zowel enkelvoudig en dubbel vakantiegeld uit dienst als saldo en vervroegd vakantiegeld uit dienst. De werkgever levert hiervoor een vakantieattest af.

Indien het personeelslid nadien in dienst treedt van een nieuwe werkgever, alwaar ook het privaat vakantiestelsel van toepassing is, zal deze nieuwe werkgever vakantierechten moeten toekennen aan het personeelslid alsof deze altijd bij de nieuwe werkgever in dienst is geweest. Dit betekent dat het personeelslid zijn (op basis van prestaties bij de vorige werkgever opgebouwde) vakantiedagen mag opnemen bij de nieuwe werkgever, waarvoor deze laatste enkelvoudig vakantiegeld moet betalen. Bovendien zal het personeelslid vanwege de nieuwe werkgever ook recht hebben op de uitbetaling van dubbel vakantiegeld (hoewel de rechten hierop niet bij de nieuwe werkgever zelf zijn opgebouwd).

De nieuwe werkgever zal hiervoor echter het vakantiegeld uit dienst kunnen verrekenen op basis van het door de vorige werkgever afgeleverd vakantieattest.

Er zal dus enkel sprake kunnen zijn van een verrekening indien er een verrekening mogelijk is tussen enkelvoudig vakantiegeld onderling en dubbel vakantiegeld onderling. Bij overgang van het privaat naar het publiek vakantiestelsel, of omgekeerd, zal er dus geen verrekening plaatsvinden.

Er wordt telkens verrekend per vakantiedienstjaar. 

Indien het huidig loon van het personeelslid bij de nieuwe werkgever kleiner is dan zijn/haar vorig loon, dan moet de verrekening worden beperkt. Het vakantiegeld berekend op basis van het huidig loon geldt dan als plafond. 

Indien het huidig loon van het personeelslid hoger is dan zijn/haar vorig loon, dan dient er een aanvulling te gebeuren op het door de nieuwe werkgever uit te betalen vakantiegeld. De nieuwe werkgever zal dus nog een bedrag moeten bijbetalen.

8.1. Algemeen

Wanneer een personeelslid vóór het tijdstip waarop het dubbel vakantiegeld wordt uitbetaald zijn/haar arbeidsregime verlaagt, heeft hij/zij op het moment van de uitbetaling van het vakantiegeld slechts recht op de uitbetaling van een dubbel vakantiegeld conform het arbeidsregime waaraan het personeelslid op dat moment werkt.

Met andere woorden, het personeelslid zal recht hebben op de uitbetaling van een dubbel vakantiegeld op basis van het loon dat het personeelslid op dat moment ontvangt.

Niettemin heeft het personeelslid wel rechten op het dubbel vakantiegeld opgebouwd op basis van de in het vakantiedienstjaar geleverde prestaties aan een hogere tewerkstellingsbreuk.

Op het moment van uitbetaling van het dubbel vakantiegeld zal het personeelslid slechts een “deeltijds vakantiegeld” ontvangen, doch het verschil zal in december worden uitbetaald via het vakantiegeld uit dienst verminderde prestaties.

8.1. Vakantiegeld uit dienst verminderde prestaties (= decemberafrekening)

Overeenkomstig artikel 46, § 3 van het KB 1967 moet een werkgever in december van het vakantiejaar een vakantiegeld uit dienst verminderde prestaties uitbetalen aan ieder personeelslid dat in de loop van het jaar zijn prestaties verminderd heeft. Dit wordt ook de decemberafrekening genoemd.

Indien een personeelslid zijn/haar arbeidsregime in het vakantiejaar verlaagt, moet immers vooreerst worden berekend hoeveel het betrokken personeelslid (nog) van de opgebouwde wettelijke vakantierechten zal mogen opnemen op basis van het nieuw arbeidsregime. De wettelijke dagen die men op basis van prestaties van het voorgaand jaar heeft opgebouwd, maar niet meer mag opnemen op basis van het gewijzigd arbeidsregime, moeten in december worden uitbetaald als vakantiegeld uit dienst verminderde prestaties.

Daarnaast zal een personeelslid bij vermindering van arbeidsregime vóór de uitbetaling van het dubbel vakantiegeld ook een dubbel vakantiegeld hebben ontvangen berekend conform het loon en het arbeidsregime op dat moment, terwijl het personeelslid wel rechten op het dubbel vakantiegeld heeft opgebouwd op basis van de in het vakantiedienstjaar geleverde prestaties aan een hogere tewerkstellingsbreuk.

Op eerste zicht lijkt er dan ook sprake te zijn van een verlies van vakantierechten. Dit is echter niet het geval, gezien er een rechtzetting gebeurt in december.

De decemberafrekening is dan ook een afrekening van het vakantiegeld voor personeelsleden die in de loop van het jaar hun prestatiebreuk hebben verlaagd.

Er is sprake van een decemberafrekening in alle gevallen van vermindering van arbeidsregime:

• Zowel een tijdelijke (vb. deeltijds ouderschapsverlof) als definitieve vermindering (wijziging arbeidsovereenkomst)
• Zowel een vermindering van voltijds naar deeltijds als van deeltijds naar minder deeltijds
• Ongeacht de oorzaak (vb. vermindering in het kader van een thematisch verlof)

Het vakantiegeld uit dienst verminderde prestaties is een afrekening van het vakantiegeld in december alsof het personeelslid uit dienst treedt. Het heeft enkel betrekking op het saldo vakantiegeld en dit zowel wat het enkelvoudig als het dubbel vakantiegeld betreft.

De decemberafrekening is, wat het enkelvoudig vakantiegeld betreft, enkel van toepassing op de wettelijke vakantiedagen (en dus niet op de bijkomende vakantiedagen).

Een werkgever moet vakantiegeld uit dienst verminderde prestaties uitbetalen zolang het personeelslid zijn/haar vakantierechten wegens de vermindering van het arbeidsregime niet heeft kunnen uitputten. Bij een vermindering van arbeidsregime op 1 januari zal er dan ook een decemberafrekening moeten gebeuren in december van dat jaar. In geval van een vermindering van arbeidsregime in de loop van het jaar zal het personeelslid recht hebben op twee decemberafrekeningen, met name één in december van het jaar waarin de prestaties verminderd zijn, maar ook één in december van het volgend jaar.

De decemberafrekening zal uiteraard niet moeten worden opgemaakt wanneer de vermindering van prestaties geen verlies van vakantiegeld met zich meebrengt. Dit is het geval wanneer alle wettelijke vakantiedagen reeds werden opgenomen vooraleer het arbeidsregime werd verlaagd en wanneer het dubbel vakantiegeld voor dat moment ook reeds werd uitbetaald.

De loonbasis voor het vakantiegeld uit dienst voor verminderde prestaties is gelijk aan de loonbasis voor het vakantiegeld uit dienst met uitzondering van de eindejaarstoelage. De eindejaarstoelage wordt immers overeenkomstig artikel 46, § 3, vierde lid van het KB 1967 uitgesloten van de loonbasis.

Volgende berekeningswijze moet worden gevolgd:

• Stap 1: Volledige afrekening saldo vakantiegeld
• Stap 2: Berekening reeds ontvangen vakantiegeld
• Stap 3: Uitbetalen verschil