Sinds 1 oktober 2018 bestaat er voor werkgevers een nieuwe vrijstelling op de doorstorting van bedrijfsvoorheffing bij ploegenarbeid, specifiek voor ‘werken in onroerende staat’.

Deze steunmaatregel houdt in dat werkgevers een deel van de bedrijfsvoorheffing (vanaf 1 januari 2020 is dat 18% van het totaal van de belastbare bezoldigingen van alle betrokken personeelsleden samen) die ze hebben ingehouden op de bezoldiging van hun personeelsleden niet moeten doorstorten naar de fiscus, maar voor zichzelf mogen houden. Dit heeft geen invloed op het nettoloon van het personeelslid.

Deze steunmaatregel is ook van toepassing op lokale besturen.   

De vrijstelling op de doorstorting van (een gedeelte van) de bedrijfsvoorheffing geldt onder de volgende voorwaarden:

1. Werkgever moet bedrijfsvoorheffing verschuldigd zijn

Een eerste, voor de hand liggende voorwaarde is dat de werkgever schuldenaar moet zijn van de bedrijfsvoorheffing op de bezoldiging. Bovendien moet de werkgever de volledige bedrijfsvoorheffing inhouden op de bezoldigingen van de betrokken personeelsleden.

2. Ploegenarbeid in onroerende staat op locatie 

Om in aanmerking te komen voor deze steunmaatregel, moet de werkgever een onderneming zijn waar ploegenarbeid wordt verricht.

Men spreekt in deze context van ‘ploegenarbeid’ wanneer:

• het werk wordt verricht in één of meerdere ploegen
  • ! Opdat er sprake zou zijn van een 'ploeg', moeten in principe alle leden van die ploeg hetzelfde uurrooster hebben.
• de ploegen minstens twee personen omvatten
  • Studenten zoals bedoeld in titel VII van de arbeidsovereenkomstenwet en leerlingen in een alternerende opleiding tellen niet mee om aan deze voorwaarde te voldoen.
• de ploegen hetzelfde of complementair werk doen zowel qua inhoud als qua omvang;
• de ploegen het werk verrichten op locatie, d.w.z. op de werf;
• de ploegen werken in onroerende staat verrichten.

We lichten de laatste twee voorwaarden verder toe.

2.1 Op locatie

Er moet sprake zijn van werken in onroerende staat op locatie. In de circulaire 2020/C/38 wordt algemeen gesteld dat werken in onroerende staat uitgevoerd op de hoofdzetel of een vestigingseenheid van de werkgever door een ploeg die daar gewoonlijk werkt, niet uitgevoerd zijn op locatie. De werken in onroerende staat uitgevoerd door een ploeg op een werf bij een klant van de werkgever zijn wel uitgevoerd op locatie.

De vestigingseenheid van het betrokken personeelslid is dus cruciaal om te bepalen of het personeelslid werken in onroerende staat ‘op locatie’ verricht. 

Voorbeeld:

De vestigingsplaats van de technische dienst van de gemeente is het magazijn, gelegen op een aparte locatie in de gemeente. Wanneer de medewerkers van de technische dienst werken in onroerende staat verrichten in andere vestigingseenheden van de gemeente, bijvoorbeeld in het gemeentehuis, het zwembad, de kinderopvang, … zijn dit werkzaamheden verricht op locatie. Werkzaamheden die de medewerkers uitvoeren in het magazijn, zijn uiteraard niet op locatie.      

2.2 Onroerende staat

b) iedere handeling die tot voorwerp heeft zowel de levering van wandbekleding of vloerbedekking als de plaatsing ervan in een gebouw, ongeacht of die bekleding of bedekking aan het gebouw wordt vastgehecht of eenvoudig ter plaatse op maat wordt gesneden volgens de afmetingen van de te bedekken oppervlakte;

c) ieder werk dat bestaat in het aanhechten, het plaatsen, het herstellen, het onderhouden en het reinigen van goederen bedoeld in a. of b. hierboven.

Wordt eveneens beoogd, de terbeschikkingstelling van personeel met het oog op het verrichten van werken in onroerende staat of van handelingen bedoeld in a., b. of c. hierboven.

=> Het gaat hier dus niet enkel om bouw- of verbouwingswerken, maar ook om de inrichting, de herstelling, het onderhoud of de reiniging van onroerende goederen. Zo vallen het schouwvegen, het onderhoud van rioleringen, wegenaanleg, tuinaanleg en bosbouw ook onder dit begrip.

2.3 De één derde-norm

De vrijstelling van doorstorting van de bedrijfsvoorheffing wordt toegekend voor personeelsleden die, overeenkomstig de arbeidsregeling waarin zij tewerkgesteld zijn, over de betrokken maand waarvoor de vrijstelling wordt gevraagd, tenminste één derde van hun arbeidstijd in ploegenarbeid werken in onroerende staat op locatie verrichten. Dit wordt de ‘één derde-norm’ genoemd.

Voor de toepassing van deze norm worden, naast de effectieve arbeidsprestaties, ook de schorsingen van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst waarvoor het loon wordt doorbetaald, mee in de teller opgenomen. Perioden van schorsing van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst zonder loon, worden niet meegerekend in de noemer.

Voor elk personeelslid moet dus iedere maand de ‘één derde-norm’ berekend worden. Indien het betrokken personeelslid voor een bepaalde maand voldoet aan de ‘één derde-norm’ (en aan de overige voorwaarden, o.a. minimum bruto loon, voldaan is), komt de bezoldiging van dat personeelslid voor die maand in aanmerking voor de steunmaatregel ‘vrijstelling van doorstorting van de bedrijfsvoorheffing voor ploegenarbeid en werken in onroerende staat’.

Op de website van de FOD Financiën is er een FAQ met voorbeelden over de één derde-norm terug te vinden.

3. Minimum bruto loon

De vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing geldt enkel voor de personeelsleden met een minimum bruto-uurloon van € 13,75 (gekoppeld aan de afgevlakte gezondheidsindex). Voor 2019 bedroeg het geïndexeerde bedrag € 13,99, voor 2020 € 14,19 (in een 38-urenweek komt dit overeen met een bruto maandloon van € 2336,62), voor 2021 € 14,34 (in een 38-urenweek komt dit overeen met een bruto-maandloon van € 2361,32), voor 2022 € 14,61 (in een 38-urenweek komt dit overeen met een bruto-maandloon van € 2.405,78), voor 2023 € 16,02 (in een 38-urenweek komt dit overeen met een bruto-maandloon van € 2.637,96) en voor 2024 € 16,67 (in een 38-urenweek komt dit overeen met een bruto-maandloon van € 2.744,99). Het bedrag van het loon voor 2025 bedraagt € 17,27 (in een 38-urenweek komt dit overeen met een bruto-maandloon van € 2843,79)

Opgelet, het is niet zo dat ieder personeelslid dat deel uitmaakt van de ploeg aan deze voorwaarde moet voldoen. Wél tellen enkel de bezoldigingen van de personeelsleden die aan deze voorwaarde voldoen, mee voor de berekening van het bedrag dat vrijgesteld is van doorstoring.

Voorbeeld:
De ploeg bestaat uit een personeelslid A met een bruto-uurloon van 15,00 euro, een personeelslid B met een bruto-uurloon van 15,00 euro en een personeelslid C met een bruto-uurloon van 10,00 euro. De ploeg verricht werken in onroerende staat op locatie.          
Personeelslid C voldoet niet aan de bruto loon-voorwaarde, vermits zijn uurloon minder dan € 14,61 euro bedraagt. Hij telt echter wel mee om te bepalen of er sprake is van een ploeg van minstens 2 personen.

In dit geval vormen personeelsleden A, B en C een ploeg van minstens 2 personen. De vrijstelling van doorstorting van de bedrijfsvoorheffing geldt weliswaar enkel voor de bezoldigingen van personeelsleden A en B. Deze vrijstelling kan niet worden toegepast op de bezoldigingen van personeelslid C.

1. Algemeen

Wanneer aan al de voorwaarden is voldaan, bedraagt de vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing 18% van het totaal van de belastbare bezoldigingen van al de betrokken personeelsleden samen. Ter info, het percentage bedroeg 3% vanaf 1 januari 2018, 6% vanaf 1 januari 2019 en 18% vanaf 1 januari 2020.

Onder ‘belastbare bezoldigingen’ verstaat men de overeenkomstig artikel 31, tweede lid, 1° en 2° WIB ‘92 vastgestelde belastbare bezoldigingenvan de personeelsleden met uitsluiting van de premies, het vakantiegeld, de eindejaarspremie en de achterstallige bezoldigingen.

De vrijstelling van bedrijfsvoorheffing geldt uiteraard enkel voor het totaal van de belastbare bezoldigingen van de personeelsleden die aan alle voorwaarden voldoen.

2. Berekening van de vrijstelling van doorstorting

Voor de berekening van de vrijstelling van doorstorting van de bedrijfsvoorheffing gelden 2 vuistregels:

1. vrijstelling = 18% van het totaal van de belastbare bezoldigingen van de groep van medewerkers die in aanmerking komen

2. indien de vrijstelling groter is dan de totale ingehouden bedrijfsvoorheffing van de groep van medewerkers die in aanmerking komen samen -> vrijstelling aftoppen op de totale ingehouden bedrijfsvoorheffing (zie voorbeeld 2)

De vuistregels worden geïllustreerd aan de hand van onderstaande voorbeelden.

Vuistregels:

1. Vrijstelling = 18% van € 12 000 = € 2 160

2. Vrijstelling, nl. € 2 160 is groter dan de totale ingehouden BV van groep van medewerkers die in aanmerking komen, nl. € 1 899,04 -> vrijstelling moet afgetopt worden en bedraagt dus € 1 899,04.
   
   => De totale ingehouden bedrijfsvoorheffing bedraagt € 1 899,04 terwijl men in principe een vrijstelling van € 2 160 mag doorvoeren. Men kan echter maximum de effectief ingehouden bedrijfsheffing vrijstellen van doorstorting. In dit geval dient de werkgever dus geen bedrijfsvoorheffing door te storten.

Om te illustreren hoe een ‘tekort’ in hoofde van het ene personeelslid gecompenseerd wordt door een ‘teveel’ in hoofde van een of meerdere andere personeelsleden, wordt de berekening hieronder op een andere, weliswaar meer omslachtige manier, uitgewerkt:

Voor PL 1 kan men € 540 aan BV vrijstellen van doorstorting. Voor dit personeelslid bedraagt de effectief ingehouden BV € 810,16 => in hoofde van dit personeelslid is er een ‘teveel’ van € 270,15.

 Voor PL 2-4 kan men in theorie per personeelslid € 540 vrijstellen van doorstorten. Echter, bij deze personeelsleden is er maar € 362,96  per personeelslid aan BV ingehouden. Hier ontstaat dus een ‘tekort’ van € 177,04 per personeelslid, oftewel een tekort van 3 x € 177,04, nl. € 351,12. Dit tekort kan gecompenseerd worden door het ‘teveel’ van PL 1, voor zover dat ‘teveel’ toereikend is. In dit geval is er een slechts een ‘teveel’ van € 270,16, dus het ‘tekort’ kan slechts gedeeltelijk gecompenseerd worden.

In dit geval bedraagt de vrijstelling dus € 540 + (3 x € 362,96) + € 270,16 = € 1 899,04.

1. Aangifte

Er moeten twee aangiftes in de bedrijfsvoorheffing worden opgesteld:

• 1^ste aangifte: In de eerste aangifte die betrekking heeft op alle personeelsleden komt in het vak 'belastbare inkomsten' de door de werkgever voor die periode betaalde of toegekende belastbare bezoldigingen en in het vak 'verschuldigde BV', de ingehouden bedrijfsvoorheffing.
• 2^e aangifte:

• De tweede aangifte heeft betrekking op de personeelsleden waarvoor de vrijstelling van doorstorting van de bedrijfsvoorheffing voor ploegenarbeid voor werken in onroerende staat gevraagd wordt. In het vak 'belastbare inkomsten' komen de belastbare bezoldigingen die in aanmerking komen voor deze steunmaatregel en die betrekking hebben op de personeelsleden die ploegenarbeid voor werken in onroerende staat verrichten. In het vak 'verschuldigde BV' komt een negatief bedrag, gelijk aan 18%van al de belastbare bezoldigingen van de personeelsleden die in aanmerking komen voor deze steunmaatregel. De te gebruiken code in het vak 'aard inkomen' is 57.

2. Controle

Bij controle moet de werkgever kunnen aantonen dat er aan de voorwaarden is voldaan, m.a.w. de werkgever moet kunnen bewijzen dat het betrokken personeelslid werken in onroerende staat heeft uitgevoerd op locatie in ploegenarbeid.

De fiscus vraagt dat werkgevers ook een nominatieve lijst ter beschikking houden met daarin voor elk betrokken personeelslid de volledige identiteit en de periode van het jaar gedurende dewelke dat personeelslid ploegenarbeid heeft verricht. Het is dus van belang de nodige administratieve bewijzen bij te houden.  Uiteraard kan de fiscus steeds de juistheid van de gegevens vermeld in dit document nagaan en daartoe de nodige bewijsstukken opvragen en onderzoeken.

Rechtsbronnen:

Artikel 74 en 75  van de wet van 26 maart 2018 betreffende de versterking van de economische groei en de sociale cohesie

Artikel 275/5 Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992

Circulaire 2018/C/73 over de vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing voor ploegenarbeid – invoering van een specifieke maatregel voor werken in onroerende staat

Circulaire 2018/C/76 over de vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing voor ploegen- en nachtarbeid – afschaffing van de benadering ‘per werknemer’

Circulaire 2020/C/38 over de steunmaatregel 'vrijstelling van doorstorting van de bedrijfsvoorheffing voor ondernemingen die werken in onroerende staat, in ploegenarbeid op locatie verrichten'