Vanaf 1 januari 2016 kunnen maaltijdcheques enkel in elektronische vorm worden toegekend.

Het afleveren van elektronische maaltijdcheques gebeurt door het crediteren van de maaltijdchequerekening van de werknemer. De maaltijdchequerekening is een databank waarop voor een werknemer een aantal elektronische maaltijdcheques worden opgeslagen en die beheerd wordt door een erkende uitgever van maaltijdcheques.

Rechtsbron: Artikel 19bis van het Koninklijk Besluit van 28 november 1969 tot uitvoering van de wet van 27 juni 1969

3.1 Maaltijdcheques en de sociale zekerheid

3.1.1. Principe

Het voordeel toegekend onder de vorm van een maaltijdcheque wordt in beginsel steeds als loon beschouwd voor de berekening van de sociale en fiscale inhoudingen. Maaltijdcheques worden daarentegen niet als loon beschouwd indien ze worden toegekend mits naleving van een aantal cumulatieve voorwaarden.

Indien de maaltijdcheques worden toegekend ter vervanging of omzetting van loon, premies, voordelen in natura of enig ander voordeel, worden ze vooralsnog beschouwd als loon.

3.1.2. Voorwaarden tot vrijstelling van sociale zekerheidsbijdragen

Opdat een maaltijdcheque gekwalificeerd zou worden als voordeel vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen, dienen onderstaande voorwaarden cumulatief te zijn vervuld. Indien aan één van deze voorwaarden niet is voldaan, wordt de maaltijdcheque integraal als loon beschouwd, met als gevolg dat er socialezekerheidsbijdragen verschuldigd zijn op het werkgeversaandeel in de maaltijdcheques (dus niet op het werknemersaandeel).

a) Regeling tot toekenning maaltijdcheques moet vastgesteld worden in een CAO

De regeling tot toekenning van maaltijdcheques aan de personeelsleden moet uitgewerkt zijn in een collectieve arbeidsovereenkomst (CAO).

In een lokaal bestuur kunnen geen CAO’s worden afgesloten. Bijgevolg dient er een raadsbeslissing te worden genomen waarbij verwezen wordt naar het protocol van het bijzonder onderhandelingscomité. Voor lokale besturen levert het BVR RPR 2023 de wettelijke basis tot toekenning van maaltijdcheques. Het is dus vereist dat dit opgenomen wordt in de lokale rechtspositieregeling.

b) Het aantal toegekende maaltijdcheques moet gelijk zijn aan het aantal dagen waarop de werknemer effectief arbeidsprestaties levert

In principe moet het aantal toegekende maaltijdcheques gelijk zijn aan het aantal dagen waarop de werknemer effectief arbeidsprestaties verricht (= normale werkelijke arbeid, meerprestaties zonder inhaalrust (= overuren betaald in geld), meerprestaties mits inhaalrust en andere meerprestaties mits inhaalrust).

Met betrekking tot de vaststelling van het aantal arbeidsdagen kunnen twee verschillende berekeningswijzen gehanteerd worden, nl. de standaardregeling en de pro rata regeling (= de alternatieve telling).

• In de standaardregeling geeft elke dag waarop de werknemer effectief arbeidsprestaties levert, recht op een maaltijdcheque, ongeacht het aantal uren dat hij/zij op deze dag presteert.

• In de pro rata regeling wordt het aantal toe te kennen maaltijdcheques berekend op basis van het aantal arbeidsuren: het aantal effectief gepresteerde uren in een kwartaal wordt gedeeld door het normaal te presteren dagelijkse arbeidsuren voor een voltijdser in het bestuur. In de praktijk aanvaardt de RSZ dat alle plaatselijke besturen de pro rata regeling kunnen toepassen.

Men kan van deze laatste berekeningswijze gebruik maken indien er verschillende arbeidsregelingen zijn voor prestaties binnen de groep van voltijdsers en/of als er verschillende arbeidsregelingen zijn voor prestaties binnen de groep van deeltijdsers. Als er binnen een groep verschillende arbeidsregelingen zijn, dan mag de alternatieve telling toegepast worden enkel voor deze groep of voor heel het bestuur.

Deze berekeningswijze houdt dus onder andere in dat een bestuur aan de deeltijds tewerkgestelde werknemers een aantal maaltijdcheques kan toekennen dat overeenstemt met de verhouding van hun prestaties tot de prestaties van een voltijds tewerkgestelde werknemer.

Indien deze berekening een decimaal getal oplevert, wordt het afgerond op de hogere eenheid. Het aantal toegekende maaltijdcheques kan echter niet meer bedragen dan het maximum aantal werkbare dagen van de voltijds tewerkgestelde werknemer in het bestuur in het kwartaal. M.a.w. het aantal maaltijdcheques dat men op deze manier (op kwartaalbasis) bekomt, mag nooit hoger zijn dan wat een voltijdser volgens de standaardregeling (per effectieve arbeidsdag) zou krijgen.

Het aantal cheques moet uiterlijk de laatste dag van de eerste maand die volgt op het kwartaal in overeenstemming gebracht worden met het exact aantal dagen waarop de werknemer prestaties heeft verricht.

Teveel of te weinig toegekende maaltijdcheques (zonder rechtzetting ten laatste in de maand die volgt op het kwartaal) worden beschouwd als loon.

c) De maaltijdcheques worden iedere maand, in één of meerdere keren, gecrediteerd op de maaltijdchequerekening van de werknemer, in functie van het aantal dagen van die maand waarop de werknemer vermoedelijk effectief arbeidsprestaties zal leveren

Omwille van de vele praktische problemen die zich met betrekking tot deze werkwijze stellen, aanvaardt de RSZ echter ook dat in de praktijk het juiste aantal maaltijdcheques slechts aan het personeelslid worden afgeleverd in de loop van de maand volgend op deze waarin de arbeidsprestaties waarop zij betrekking hebben, verricht werden.

Rechtsbron: Artikel 19bis § 2, 2° van het koninklijk besluit van 28 november 1969.

d) De maaltijdcheque wordt op naam van de werknemer afgeleverd

De maaltijdcheque moet op naam van de werknemer worden afgeleverd.

Deze voorwaarde wordt geacht vervuld te zijn als de toekenning ervan en de daarop betrekking hebbende gegevens (aantal maaltijdcheques, bruto bedrag van de maaltijdcheques verminderd met het persoonlijk aandeel van de werknemer) voorkomen op de individuele rekening van de werknemer overeenkomstig de reglementering betreffende het bijhouden van de sociale documenten.

Alle maaltijdcheques toegekend zonder dat deze voorwaarde vervuld is, worden als loon beschouwd.

e) De geldigheidsduur is beperkt tot twaalf maanden

De elektronische maaltijdcheque heeft een geldigheidsduur van 12 maanden, te rekenen vanaf het ogenblik dat de maaltijdcheque op de maaltijdchequerekening wordt geplaatst. Hij mag enkel worden gebruikt ter betaling van een eetmaal of voor de aankoop van verbruiksklare voeding.

f) De tussenkomst van de werkgever in de kost van de maaltijdcheque mag ten hoogste 6,91 euro bedragen

De werkgeverstussenkomst mag maximaal 6,91 euro per maaltijdcheque bedragen. Alle maaltijdcheques met een tussenkomst van de werkgever van meer dan 6,91 euro worden als loon beschouwd.

Het BVR RPR 2023 voorziet een minimumgrens inzake de tussenkomst van de werkgever. Zo bepaalt het besluit dat het personeelslid recht heeft op maaltijdcheques, die op jaarbasis voor ten minste 597, 47 euro ten laste vallen van het bestuur. Bij onvolledige prestaties of prestaties die niet geleverd zijn gedurende het werkjaar, wordt dit bedrag op jaarbasis pro rata verminderd.

g) De tussenkomst van de werknemer bedraagt ten minste 1,09 euro

Alle maaltijdcheques met een tussenkomst van de werknemer die minder bedraagt dan 1,09 euro, worden als loon beschouwd.

h) Vermelding op de loonfiche van de werknemer

Het aantal maaltijdcheques en het bruto bedrag ervan, verminderd met het persoonlijk aandeel van de werknemer, moeten vermeld worden op de loonafrekening van de werknemer.

i) Saldo en geldigheidsduur zijn te raadplegen

Vóór het gebruik van de elektronische maaltijdcheques kan de werknemer het saldo en de geldigheidsduur nagaan van de maaltijdcheques die hem werden toegekend.

j) Terbeschikkingstelling door een erkende uitgever

De elektronische maaltijdcheques kunnen enkel ter beschikking gesteld worden door een erkende uitgever. De uitgever moet gezamenlijk erkend worden door de Minister bevoegd voor Sociale Zaken, de Minister bevoegd voor Werk, de Minister bevoegd voor Zelfstandigen en de Minister bevoegd voor Economische Zaken.

k) Geen kosten voor de werknemer

Het gebruik van elektronische maaltijdcheques mag geen kosten voor de werknemer met zich mee brengen, met uitzondering van diefstal of verlies. De voorwaarden daaromtrent dienen te worden vastgelegd in het arbeidsreglement. In elk geval mag de kost die de werknemer bij verlies of diefstal moet dragen niet meer bedragen dan de nominale waarde van één maaltijdcheque.

3.2. Maaltijdcheques en het fiscale stelsel

Voor maaltijdcheques is een afzonderlijke fiscale vrijstelling bepaald. Deze vrijstelling is terug te vinden in artikel 38, §1, 1e lid, 25° van het Wetboek van de inkomstenbelastingen. De vrijstellingsvoorwaarden zijn terug te vinden in artikel 38/1, §2 van het Wetboek van de inkomstenbelastingen.

Wanneer de vereisten inzake sociale wetgeving gerespecteerd worden, zal ook een vrijstelling gelden op fiscaal vlak.

Of er al dan niet maaltijdcheques kunnen toegekend worden voor gepresteerde overuren, hangt af van de berekening die gehanteerd wordt door het bestuur.

• De toepassing van de standaardregeling impliceert dat overuren slechts aanleiding geven tot de toekenning van extra maaltijdcheques, indien zij geleverd worden op andere dagen dan deze waarop de werknemer reeds normale werkelijke arbeid verricht. In deze regeling kan voor compensatiedagen geen maaltijdcheque worden toegekend, vermits op die dagen geen effectieve arbeidsprestaties worden verricht.

• In de pro rata regeling (= alternatieve telling) geven de overuren steeds aanleiding tot de toekenning van extra maaltijdcheques ongeacht of deze overuren werden gepresteerd op dagen waarop de werknemer reeds normale werkelijke arbeid verricht.