Fietslease

Artikel 32 BVR RPR 2023 voorziet de mogelijkheid om een cafetariaplan in te voeren voor de personeelsleden van de lokale en provinciale besturen. Op basis van dit artikel kan fietslease ook worden aangeboden als één van de maatschappelijk verantwoorde voordelen die personeelsleden kunnen kiezen binnen een cafetariaplan.

Lokale besturen krijgen de autonomie om dit project zelf vorm te geven, weliswaar binnen de grenzen van de geldende regelgeving. Dat maakt het uitrollen van een project rond fietslease geen evidente opdracht. Er moet namelijk rekening gehouden worden met de RSZ, de fiscus, de loonbeschermingswet... 

In deze gids worden de meest recente antwoorden en standpunten van de verschillende bevoegde instanties gebundeld. Echter, de ervaring leert dat standpunten van instanties kunnen wijzigen. Bijgevolg is deze informatie te allen tijde onder voorbehoud van wijzigende wetgeving en standpunten van de bevoegde instanties en doet deze geen afbreuk aan de soevereine beoordelingsmacht van de bevoegde hoven en rechtbanken.

Historiek – Fietslease vóór het BVR RPR 2023

Lokale besturen waren al jaren vragende partij om een (voordelige) vorm van fietsmobiliteit uit te werken. In het verleden waren de mogelijkheden beperkt:

• ofwel stelde het bestuur een fiets ter beschikking aan het personeelslid,
• ofwel kocht/leasete het personeelslid een fiets door het inzetten van een deel van het nettoloon.

In het eerste geval droeg het bestuur de kost, in het tweede geval het personeelslid. 

Later, ingevolge het BVR van 12 maart 2021 houdende maatregelen ten gevolge van de pandemie veroorzaakt door COVID-19 en tot wijziging van de minimale voorwaarden voor de rechtspositieregeling van het personeel van de gemeenten, de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en de provincies, werd het mogelijk voor lokale besturen om personeelsleden op vrijwillige basis afstand te laten doen van vakantiedagen, eindejaarstoelage en/of fietsvergoeding ten voordele van een theoretisch budget dat men kan besteden aan voordelen ter bevordering van de fietsmobiliteit. 

Lokale besturen kunnen op verschillende manieren fietsmobiliteit aanmoedigen bij hun personeelsleden. Naast de loutere terbeschikkingstelling van een fiets, kunnen ook toebehoren worden aangeboden. Hierbij valt te denken aan een fietstas, een fiets-gps, een fietsverzekering (verzekering lichamelijke letsels, diefstalverzekering of pechbijstand), aangepast veiligheidsmateriaal (helm, veiligheidskledij, herstellingskit…), een onderhoudscontract…

Inzetten op fietsmobiliteit binnen de lokale besturen brengt een aantal voordelen met zich mee. Enkele voordelen zijn vanzelfsprekend. Het zorgt voor een groenere mobiliteit en economie, minder files of parkeerproblemen, een gezondere leefomgeving…

Daarnaast kan het aanbieden van fietslease interessant zijn op fiscaal- en sociaalrechtelijk vlak. Hiervoor kan verwezen worden naar artikel 38, § 1, 14°, b WIB 92:

Art. 38 §1. "Vrijgesteld zijn (…):  14° voor de werknemer of bedrijfsleider wiens beroepskosten overeenkomstig artikel 51 forfaitair worden bepaald (..) b) het voordeel dat voortvloeit uit de terbeschikkingstelling van een rijwiel of een speed pedelec, zoals bedoeld in a), en de toebehoren, met inbegrip van de onderhouds- en stallingskosten, die daadwerkelijk wordt gebruikt voor de verplaatsingen tussen de woonplaats en de plaats van tewerkstelling; (…)”.

Hieruit volgt enerzijds de algemene regel dat de fietsen die ter beschikking worden gesteld door een werkgever vrijgesteld zijn van bedrijfsvoorheffing en socialezekerheidsbijdragen indien zij daadwerkelijk gebruikt worden voor woon-werkverplaatsingen.
Ook wanneer de fietsen daarnaast voor privé-doeleinden worden gebruikt, blijven de vrijstellingen toepasselijk. Wanneer de ter beschikking gestelde fietsen echter enkel voor privé-verplaatsingen gebruikt worden, zal dit een voordeel alle aard uitmaken waarop wel bedrijfsvoorheffing en socialezekerheidsbijdragen verschuldigd zijn.
De RSZ specifieert zelf geen minimaal gebruik voor woon-werkverplaatsingen. De meeste werkgevers leggen dit wel op in de fietspolicy (die zal worden voorgelegd ter goedkeuring aan het personeelslid). Soms wordt er ook gewerkt met een verklaring op eer. In ieder geval zal er bij een controle moeten kunnen aangetoond worden dat de fiets effectief gebruikt wordt voor het woon-werkverkeer.

Anderzijds volgt uit bovenstaand artikel dat vanaf 1 januari 2024 werknemers ook dienen te kiezen voor een forfaitaire aftrek van beroepskosten in hun belastingaangifte opdat het voordeel dat voortvloeit uit het ter beschikking stellen van een fiets fiscaal vrijgesteld is. Ook deze voorwaarde kan best opgenomen worden in de fietspolicy, of men kan werken met een verklaring op eer. 

Ten slotte valt op te merken dat fietslease combineerbaar is met de betaling van de fietsvergoeding woon-werkverkeer.

Hiervoor kan verwezen worden naar de toelichting bij het cafetariaplan. 

Bepaalde personeelscategorieën kunnen worden uitgesloten (voor voorbeelden zie website ABB). Uiteraard dienen uitsluitingen objectief gerechtvaardigd te worden en mag dit geen discriminatie inhouden.

5.1 Overheidsopdracht 

Een lokaal bestuur kan niet zomaar aan de plaatselijke fietswinkel de opdracht geven om een fietslease op te zetten. De regelgeving over de overheidsopdrachten is hier van toepassing. Het lokaal bestuur zal dus de markt moeten raadplegen. Het staat het bestuur uiteraard wel vrij om lokale ondernemingen te informeren over de opdracht en de procedure en hen te motiveren om deel te nemen.

5.2 Informatieverplichting voor besturen 

De besturen moeten hun personeelsleden voldoende informeren over:

• De gevolgen van het afstand doen van een bepaald voordeel in het kader van fietsmobiliteit. De personeelsleden moeten weten wat de gevolgen zijn van hun keuze op o.a. hun inkomsten, op fiscaal en sociaalrechtelijk vlak, op hun jaarlijkse vakantie, en pensioenopbouw.

Simulaties kunnen een nuttig instrument zijn om personeelsleden te helpen een gefundeerde beslissing te nemen.

• Het feit dat het instappen in een systeem van fietsmobiliteit volledig op vrijwillige basis gebeurt. 

Ook moet de fietspolicy voldoende informatie bevatten zodat het personeelslid weet wat zijn rechten en plichten zijn.

5.3 Fietspolicy 

Een fietspolicy is een document waarin het lokaal bestuur de afspraken kan vastleggen rond het instappen in de fietslease en gebruik van de fiets door het personeelslid. De policy moet duidelijkheid scheppen over een aantal belangrijke zaken, zoals bijvoorbeeld:

• De voorwaarden om in aanmerking te komen voor een fietslease;
• De voordelen die aangewend kunnen worden;
• Het verloop van de aanvraagprocedure;
• Regels omtrent gebruik en onderhoud van de fiets:
  • De verplichting om de fiets te gebruiken voor verplaatsingen woon-werkverkeer;
  • De verplichting/het engagement van de gebruiker om als een voorzichtig en redelijk persoon zorg te dragen voor de fiets. Dat kan onder meer inhouden dat de fiets altijd op een correcte manier moet worden gesloten en op een veilige plaats moet worden achtergelaten;
  • De verplichting om de fiets te onderhouden en te herstellen;
  • Afspraken over wat er moet gebeuren bij diefstal of ongeval;
  • Afspraken rond boetes;
• Afspraken rond wat er met de fiets zal gebeuren in bepaalde omstandigheden (bij ziekte, ontslag of lange afwezigheid, ...)
  • Wat bij een ontoereikend budget?
  • Wat bij een vroegtijdige beëindiging van de fietsleaseovereenkomst?

Vaak stelt de fietsleasemaatschappij de fietspolicy op, maar een lokaal bestuur kan dit ook zelf uitwerken.

De fietspolicy wordt op dezelfde manier goedgekeurd als het arbeidsreglement. Het bestuur moet het personeelslid op de hoogte brengen van de fietspolicy.

6.1 Keuze aftrek overheadkosten 

Er zijn momenteel geen richtlijnen over de mogelijkheid om de overheadkosten die gepaard gaan met de fietslease wel of niet door te rekenen aan het personeelslid. 

Het bestuur moet zelf beslissen of men die kost doorrekent of niet. Het bestuur kan eventueel ter promotie van de fietsmobiliteit beslissen om die kost op zich te nemen.  

Het is evenwel aangewezen om hierover transparant te communiceren naar het personeel en de vakbonden toe. Op die manier kunnen de vakbonden op een gepaste wijze informatie verstrekken over de fietslease en kunnen personeelsleden een gefundeerde beslissing nemen hierover.  

6.2 Financiering overheadkosten niet mogelijk met mobiliteitsbudget 

De bevoegde overheidsdienst heeft aangegeven dat het onmogelijk is om de kosten van een tool rond fietsmobiliteit te financieren met het mobiliteitsbudget.

Immers, om te bepalen of bepaalde accessoires (uitrusting of diensten) met het mobiliteitsbudget kunnen worden gefinancierd, moet worden nagegaan of zij onder de definitie van zachte mobiliteit vallen.

Onder zachte mobiliteit vallen de aankoop, huur, leasing, het onderhoud en de verplichte uitrusting van volgende vervoermiddelen (al dan niet elektrisch) met een maximale snelheid van 45 km/uur:

• (Gemotoriseerde) rijwielen: vb. fietsen, ongeacht het type van fiets: een gewone fiets, een plooifiets, een koersfiets, een mountainbike, een bakfiets, een elektrische fiets, een speed pedelec, enz.

• Voortbewegingstoestellen: vb. een step, een monowheel, een hoverboard;

• Bromfietsen;

• Motorfietsen die uitsluitend elektrisch worden aangedreven

De administratie is van mening dat een online tool waarmee de fietslease wordt uitgewerkt niet valt onder zachte mobiliteit.

7.1 Algemeen 

Hiervoor kan worden verwezen naar de toelichting bij het cafetariaplan.

7.2 Fiscale ruling: noodzakelijk?

Het  is niet noodzakelijk om een fiscale ruling af te sluiten. De fiscus heeft zich akkoord verklaard met de modellen en principes zoals uitgewerkt door de werkgroep.

7.3 Spreiding leasebedrag

Een spreiding van het leasebedrag behoort tot de lokale autonomie van de besturen.

Visie ABB: Het is mogelijk om 1/3e van het totale leasebedrag per jaar aan te rekenen op de eindejaarstoelage, zonder rekening te houden met moment van levering. Indien men werkt met een pro rata aanrekening is er de kans dat voor een vierde keer afstand moet worden gedaan van de eindejaarstoelage (dit is extra nadelig voor statutaire personeelsleden).

7.4 Attractiviteitspremie

De mogelijkheid om afstand te doen van de attractiviteitspremie voor voordelen ter bevordering van de fietsmobiliteit is niet voorzien. Deze personeelsleden zullen dus minder budget hebben.

Opgelet, dit is een gewijzigd standpunt van ABB!

Tot voor kort was de visie van ABB dat de attractiviteitspremie ingezet kan worden voor voordelen ter bevordering van de fietsmobiliteit gezien, de attractiviteitspremie dezelfde finaliteit heeft als de eindejaarstoelage. Nu komen zij hierop terug. ABB heeft ons wel bevestigd dat personeelsleden die reeds afstand hebben gedaan van hun attractiviteitspremie in het kader van de fietslease, dit voordeel ten persoonlijke titel behouden.

1. Algemeen

Hiervoor kan worden verwezen naar de toelichting bij het cafetariaplan.

2. Afstand van de vakantiedagen

Volgens artikel 32 BVR RPR 2023 kan het bestuur beslissen dat hun personeelsleden vrijwillig afstand kunnen doen van vakantiedagen t.v.v. een theoretisch budget in het kader van een cafetariaplan waarbinnen fietslease wordt aangeboden. Echter, er kan slechts beslist worden dat personeelsleden afstand kunnen doen van het aantal vakantiedagen die per kalenderjaar boven het minimum van 24 vakantiedagen uitstijgen.

Het tijdstip waarop de keuze moet worden gemaakt om vakantiedagen om te zetten in het kader van fietsmobiliteit, moet worden bepaald in samenspraak met het bestuur.

Hiervoor kan verwezen worden naar de toelichting bij het cafetariaplan. Er valt bijkomend op te merken dat fietslease combineerbaar is met de betaling van de fietsvergoeding woon-werkverkeer.